Bei der Auswahl von ERP-Systemen ist eine genaue Definition der Anforderungen unerlässlich. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das Projekt den finanziellen und zeitlichen Rahmen nicht sprengt. Um diese Anforderungen oder Kriterien zu entwickeln, bedarf es einer fundierten und zielgerichteten Ist-Analyse der aktuell gelebten Unternehmensprozesse und der hieran beteiligten Abteilungen. Dabei ist es wichtig das richtige Maß an Projektteilnehmern zu finden, um das Tagesgeschäft und damit den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens nicht stark zu stören. Es sollte darauf geachtet werden, die verschiedenen Hierarchieebenen in den Auswahlprozess mit einzubeziehen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass sowohl die operativen Anforderungen der Fachabteilungen ebenso abgedeckt sind wie die von den Abteilungsleitern gewünschten Funktionen.
Dennoch muss nicht jeder Mitarbeiter in das Projekt eingebunden werden, wenn dieselbe Tätigkeit, wie in den meisten Firmen üblich, von mehren Mitarbeitern ausgeführt wird. Außerdem muss die zukünftige Entwicklung des Unternehmens beim Auswahlprozess mitberücksichtigt werden. Bei der Definition der Anforderungen muss deswegen kritisch überprüft werden, ob die betroffenen Geschäftsprozesse auch in Zukunft wie bisher ablaufen können und sollen.
Qualität der Prozesse überprüfen
Häufig wird dabei deutlich, dass Verbesserungspotential besteht, weil ein Prozess noch nie auf seine Qualität hin überprüft wurde. Es muss also geklärt werden, ob und wie zukünftig der Ablauf bei diesem Prozess optimiert werden kann, damit er sowohl theoretisch klar definiert als auch in der Praxis umsetzbar ist. Durch diese kritische Auseinandersetzung mit den aktuell gelebten Unternehmensprozessen lassen sich die Kosten bei der Einführung von Softwarelösungen begrenzen, vor allem aber wird das zukünftige Konfliktpotential im Projekt verringert und das Unternehmen durch verbesserte Geschäftprozesse produktiver. Im Hinblick auf die Unterstützung eines ERP-Systems ist es vorteilhaft seine Geschäftsprozesse nach Möglichkeit zu standardisieren, ohne dass diese an Effizienz verlieren. Jede Abweichung vom Standard wird im Zuge der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung zu einer Anpassungsprogrammierung und damit zu Mehraufwand führen.
Kosten für Anpassungsprogrammierung im neuen ERP-System minimieren
Häufig ist dieser vom Softwareanbieter geforderte Mehraufwand vom Unternehmen in voller Höhe zu tragen, um diese gewünschte Funktionalität im zukünftigen ERP-System zu erhalten. Dabei ist es für den Kunden der Softwarehäuser nahezu unmöglich zu beurteilen, ob der Aufwand in dieser Höhe gerechtfertigt ist, da er nicht wissen kann, welche Funktionen diese Softwarelösung standardmäßig bietet. Wenn der Softwareanbieter darüber hinaus erstmals eine Anforderung umsetzen muss, besteht die Gefahr, dass die Umsetzung nicht den Vorstellungen des Unternehmens entspricht und darüber hinaus auch einen erheblichen zeitlichen Aufwand bedeutet. In wenigen Fällen ist eine Umsetzung sogar unmöglich, so dass der Geschäftprozess unter Umständen angepasst oder die Tätigkeit ohne Softwareunterstützung ausgeführt werden muss. Deshalb empfiehlt es sich im Vorfeld der Beauftragung einen genau definierten Kriterienkatalog zu erstellen und diesen durch die Softwarehäuser im Rahmen der Angebotserstellung beantworten zu lassen. Bei der Angebotsbewertung ist externe Hilfe von Beratungsunternehmen hilfreich, weil dem Kunden häufig ein kompletter Marktüberblick fehlt.
Foto: Nick Cowie