IT-Systemauswahl mit der GAIP, systematisch und strukturiert

Die strategische Entscheidung für ein betriebliches Softwaresystem stellt eine hohe Investition dar. Durch unsere Beratungsleistung und unseren optimalen Auswahlprozess sichern Sie Ihre Auswahl ab. Das GAIP-Stufenmodell zur IT-System-Auswahl ist das Ergebnis der Erfahrung jahrelanger Auswahlberatung und dem Streben nach stetiger Verbesserung des Auswahlprozesses im Sinne unserer Kunden.

Unser insgesamt 6-stufiges Modell (inkl. der Einführungsbegleitung) eignet sich nicht nur für die Auswahl komplexer integrierter Software-Systeme, sondern bietet darüber hinaus eine optimale Verzahnung der Software-Auswahl mit der Geschäftsprozessoptimierung.

Die Ergebnisse der Optimierung der relevanten Kernprozesse Ihres Unternehmens ergänzen die Ist-Analyse und eignen sich als Teil des späteren Software-Vertrags.


Situationsanalyse bzw. Ist-Analyse

In der Situationsanalyse, also der Ist-Analyse, (Stufe 1) erfassen wir die unternehmensweiten Organisations- und Informationsstrukturen, untersuchen diese auf Schwachstellen sowie mögliche Potenziale durch eine bessere Software-Unterstützung.

Geschäftsprozessanalyse und Geschäftsprozessoptimierung

Optional bieten wir eine auf die Erfordernisse der Software-Auswahl und -Einführung abgestimmte Geschäftsprozessanalyse und -optimierung an. Wir erstellen eine Prozesslandkarte, die zur Bestimmung und Auswahl der relevanten zu betrachtenden Prozesse dient. Im Anschluss passen wir ein Referenzmodell an, das in der Diskussion mit unserem Kunden dazu beiträgt optimale künftige Geschäftsprozesse zu definieren. Die Ergebnisse dieser Soll-Prozesse finden Eingang in die Erstellung des Anforderungsprofils für die auszuwählende Software.

Sollkonzept-Erstellung

Anschließend erstellen wir gemeinsam mit unserem Kunden ein Sollkonzept (Stufe 2), das aus einem standardisierten Anforderungskatalog, einem weiteren Katalog mit zusätzlichen kundenspezifischen Anforderungen und einem integrierten EDV-Konzept inkl. der erforderlichen Software-Module und Schnittstellen besteht. Dieses Sollkonzept dient zur Durchführung der Ausschreibung.

Software-Grobauswahl und -Feinauswahl

In der Grobauswahl (Stufe 3, Teil 1) werden nach einer Marktrecherche bzw. Datenbankvorauswahl und Vorabanfrage der Software-Anbieter die für die Feinauswahl zu berücksichtigenden Software-Systeme festgelegt. In der Feinauswahl (Stufe 3, Teil 2) erfolgt eine anonymisierte Ausschreibung. Das Ergebnis dieser Ausschreibung ist die Analyse der Software-Anbieter hinsichtlich der Funktionalität ihrer Software-Systeme sowie der zu erwartenden Kosten für die Software-Einführung und den weiteren Betrieb.

Gelenkte Software-Präsentationen

Bei den anschließenden Software-Präsentationen (Stufe 4) vor Ort unterstützen wir unsere Kunden durch die Erstellung von projektspezifischen Präsentationsfahrplänen und Bewertungsbögen. Zusätzlich moderieren wir die Software-Präsentationen, holen im Anschluss aktualisierte Angebote ein, werten unsere eigenen Präsentationsbeurteilungen sowie die der Kunden aus und präsentieren eine konkrete Entscheidungsempfehlung. Auf Wunsch werden Referenzbefragungen durch uns durchgeführt sowie Referenzbesuche vermittelt oder begleitet.

Software-Vertragsverhandlungen

Optional begleiten wir unsere Kunden bei den Vertragsverhandlungen (Stufe 5). Wir erstellen das Vertragswerk unter Berücksichtigung des erarbeiteten Anforderungsprofils, der definierten Soll-Prozesse und des IT-Konzepts. Wir bereiten die Vertragsverhandlungen vor, übernehmen die Moderation der Verhandlungen und nehmen eine betriebswirtschaftliche Überprüfung der Vertragsdokumente vor.

Software-Einführungsbegleitung

Unsere Einführungsbegleitung (Stufe 6) besteht aus einem begleitenden Projektmanagement, bei dem wir darauf achten, dass das im Auswahlprozess entstandene Anforderungsprofil und die definierten Geschäftsprozesse in der Einführung adäquat umgesetzt werden. Außerdem sorgen wir für Transparenz bei der Fortschritts- und Kostenkontrolle des Software-Einführungs-Projekts.