Vor der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems gilt es sich gut zu überlegen, welche Art von ERP-Berater im Zuge der Auswahl und Einführung das eigene Unternehmen bei den erforderlichen Schritten optimal unterstützen kann.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass es keine allgemeingültige Definition für den Beruf des „ERP-Beraters“ gibt. So wird bei Versuchen die Tätigkeiten eines ERP-Beraters umfassend zu beschreiben häufig nicht genau darauf eingegangen, wie sich zwei im Grunde verschiedene Berufsbilder, die unter die Bezeichnung „ERP-Berater“ fallen, voneinander unterscheiden.
ERP-Berater: ERP-Auswahl-Berater oder ERP-Einführungs-Berater – Einer für alles?
Bei einem anstehenden Projekt zur Auswahl und Einführung eines ERP-Systems suchen viele kleine und mittelständische Unternehmen die Unterstützung von externen Beratern. Einige Unternehmen stellen sich dann die Frage, ob die Beratung und die Einführung vielleicht besser komplett aus einer Hand erfolgen sollten. Alternativ ist es möglich, dass eine Aufteilung in unterschiedliche Berater für die Auswahl auf der einen und die Einführung, also die Implementierung des Systems, auf der anderen Seite erfolgen soll. Für die Klärung, welcher Weg für das Unternehmen sinnvoller ist, kann es hilfreich sein die Tätigkeiten der beiden unterschiedlichen Beratertypen zu vergleichen und dabei auf deren Vor- und Nachteile für die jeweiligen Teilaufgaben einzugehen.
Ein Projekt für die Auswahl und Einführung eines integrierten Software-Systems besteht aus einer Reihe einzelner Teilschritte: Analyse der aktuellen Situation des Unternehmens mit dem Fokus auf den Digitalisierungsstand, Entscheidung über die künftige IT-Strategie, Definition der Anforderungen an die künftige Software, ggf. Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse, grobe Auswahl der möglichen Software-Systeme und deren Software-Anbieter aufgrund der definierten Kernanforderungen, Feinauswahl der in Frage kommenden Anbieter aufgrund der Berücksichtigung der gesamten Anforderungen in Verbindung mit den zu erwartenden Kosten, Software-Präsentationen mit ggf. erfolgenden Referenzbesuchen oder –befragungen mit den favorisierten Anbietern, Vertragsgestaltung und Vertragsverhandlung. Nach Vertragsunterschrift wird das neue System dann in der Regel von ERP-Einführungs-Beratern des ausgewählten Software-Anbieters im Zuge des Einführungsprojekts implementiert. Ein ERP-Auswahl-Berater kann die Einführungsphase optional begleiten, indem er die interne Projektleitung des Kunden unterstützt.
Die „ERP-Berater“ von Software-Anbietern
Ein ERP-Berater, eigentlich ein ERP-Einführungs-Berater, der das vom Kunden ausgewählte ERP-System implementiert, muss sich in der einzuführenden Software sehr gut auskennen. Deshalb ist dieser Berater in der Regel Angestellter eines Software-Anbieters. Es gibt aber auch Unternehmen, die mehrere verschiedene ERP-Systeme unterschiedlicher Hersteller einführen. Bei der Komplexität der heutigen ERP-Systeme setzt aber jedes dieser Systeme detailliertes Expertenwissen voraus. Bei insgesamt mehr als 100 möglichen verschiedenen ERP-Systemen allein für den deutschsprachigen Mittelstand ist es offensichtlich, dass kein ERP-Berater über dieses Wissen verfügen kann. Das führt dazu, dass ERP-Einführungs-Berater im Zuge einer von ihnen begleiteten Auswahl zwangsläufig nur diejenigen Systeme empfehlen, die sie auch implementieren können. Somit kann in einem solchen Fall kaum von einer herstellerunabhängigen und neutralen ERP-Auswahl im Interesse des Kunden ausgegangen werden.
ERP-Auswahl- und ERP-Einführungs-Berater – was beide können
In den oben beschriebenen Schritten von der Situationsanalyse bis zum eingeführten ERP-System gibt es zahlreiche Tätigkeiten, die prinzipiell sowohl von einem Auswahl- als auch von einem Einführungs-Berater durchgeführt werden können. Dazu zählt u. a. die Ist-Analyse, die Definition der Anforderungen an das künftige System sowie die Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse. Zu bedenken ist aber, dass bereits bei der Analyse der Ist-Situation des Digitalisierungsstands des Kunden bei einem nicht herstellerunabhängigen ERP-Berater nicht sicher ist, dass dieser eine IT-Strategie empfiehlt, die eben nicht zum Kauf eines von ihm angebotenen Produkts führt. Sowohl bei der Definition von Anforderungen an die künftige Software als auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen besteht die Gefahr, dass bei Beratern, die an Software-Produkte gebunden sind, vor allem jene Anforderungen des Kunden ausreichende Beachtung finden, die zum Verkaufsprodukt des Beraters passen. Hinzu kommt, dass bei Änderungen von Geschäftsprozessen des Kunden auf Anraten eines herstellergebundenen ERP-Beraters nicht transparent wird, ob die Änderungen aufgrund der Erfordernisse des einzuführenden Systems erfolgen sollen. Andererseits könnte ein herstellergebundener Berater geneigt sein von einem Branchenstandard abweichende Geschäftsprozesse zu nutzen, um bei der Einführung des ERP-Systems einen größeren Aufwand für dadurch erforderliche Anpassungen der Software an die Prozesse des Kunden zu rechtfertigen.
Was dem ERP-Auswahl-Berater fehlt
Im Gegensatz zu den herstellergebundenen ERP-Einführungsberatern verfügt ein ERP-Auswahl-Berater in der Regel in kaum einem ERP-System über ein ausreichendes Expertenwissen, dass es ihm ermöglichen würde ein ERP-System beim Kunden vor Ort zu implementieren. Er kann nur im Zuge der Auswahl feststellen, welche Funktionalität im Standard des Systems für den Kunden gefordert werden kann und welche Funktionalität durch Zusatzsoftware oder durch Anpassungsprogrammierung erreicht werden kann. Insbesondere drohende Haftungs- und Gewährleistungsfragen gebieten es ERP-Auswahl-Beratern, die nicht Angestellte des liefernden Software-Anbieters sind, nicht selbst Hand an ein zu implementierendes System zu legen. Der Kunde hätte in einem solchen Fall zusätzlich noch das Problem, das häufig nicht eindeutig geklärt werden könnte, wer für etwaige Fehlfunktionen des Systems verantwortlich zu machen wäre: der Hersteller der Software oder der externe Berater, der das System nach Kundenvorgabe angepasst hat. Ein großes Problem!
Die arbeitsteilige Gesellschaft im Sinne des Kunden nutzen
Es hat seinen guten Grund, dass es beides gibt, sowohl ERP-Auswahl-Berater als auch ERP-Einführungsberater. Prinzipiell bietet es sich an, dass jeder das tut, was er am besten kann: Zum einen hilft der neutrale ERP-Auswahl-Berater seinem Kunden dabei, das für ihn optimale System zu erhalten, nachdem er gemeinsam mit dem Kunden alle erforderlichen Vorarbeiten erledigt und die Auswahl mit provisionsfreien Vertragsverhandlungen abgeschlossen hat. Zum anderen sorgt der ERP-Einführungsberater als Angestellter des Software-Anbieters mit seiner Expertise des gekauften ERP-Systems dafür, dass die Software auch optimal implementiert wird. Von dieser Aufgabenteilung profitiert letztlich vor allem der Kunde.
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